Papierlos arbeiten: ein Ablauf ohne Ausdruck in 30 Minuten

Papierlos arbeiten heisst nicht, das ganze Büro auf einmal umzustellen. Es heisst, aus einem einzigen Ablauf den Ausdruck zu streichen. Das dauert 30 Minuten und ist ab morgen wirksam.

Gesucht sind drei Schritte, die nur wegen des Papiers existieren: ausdrucken, einscannen, abtippen. Ich nenne sie Medienbrüche. Jeder davon kostet Zeit und erzeugt Tippfehler, ohne dass der Vorgang dadurch besser wird.

Minute 1 bis 10: Den Ablauf mit Papier finden

Nehmen Sie einen Ablauf, der mindestens zehnmal im Monat vorkommt und bei dem heute irgendwo Papier im Spiel ist. Typische Kandidaten im KMU:

Spesenbelege, die ausgedruckt, unterschrieben und wieder eingescannt werden
Lieferantenrechnungen, die zur Visierung im Haus herumwandern
Ferienanträge auf einem Formular
Rapporte, die von Hand ausgefüllt und später abgetippt werden

Schreiben Sie die Schritte in eine Liste, so wie sie heute laufen. Wie das schnell geht, steht in Workflow optimieren: ein Ablauf, 30 Minuten. Hier geht es nur um eine Frage: Wo wechselt der Vorgang das Medium?

Minute 11 bis 20: Die Medienbrüche markieren

Markieren Sie in der Liste jeden Schritt, der eine dieser drei Formen hat:

Digital zu Papier. Ein Mail oder PDF wird ausgedruckt.
Papier zu digital. Ein Blatt wird eingescannt oder fotografiert.
Abschrift. Eine Zahl oder ein Name wird von einem Ort an einen anderen übertragen.

Stellen Sie bei jeder Markierung die Prüffrage: Würde der Schritt verschwinden, wenn die Daten digital ankämen? Wenn ja, ist er ein Kandidat. Gehört er zur Sache, etwa eine Freigabe, bleibt er und wird nur digital erledigt.

Minute 21 bis 30: Workflow papierlos machen, ein Bruch nach dem anderen

Streichen Sie einen Medienbruch, nicht alle. Drei Muster helfen in den meisten Fällen:

Freigabe per Mail oder im geteilten Ordner statt per Unterschrift. Für die meisten internen Freigaben verlangt kein Gesetz eine Unterschrift von Hand. Eine Antwort «freigegeben» im Mail oder ein Vermerk in der Liste genügt, wenn alle wissen, dass das gilt.
Formular statt Blatt. Ein Ferienantrag oder Rapport als Online-Formular landet direkt in einer Tabelle. Das Abtippen fällt weg. Microsoft Forms oder Google Forms reichen dafür.
Belege beim Eingang digital ablegen. Eine Rechnung, die per Mail kommt, bleibt digital und wandert in einen festen Ordner. Wer sie visieren muss, bekommt den Link.

Zwei rechtliche Punkte, bevor Sie Belege ganz wegwerfen. Geschäftsbücher und Buchungsbelege dürfen nach Obligationenrecht elektronisch aufbewahrt werden, wenn sie jederzeit lesbar gemacht werden können (KMU-Portal des Bundes). Klären Sie das Vorgehen beim Scannen mit Ihrer Treuhand. Und wo das Gesetz eine Unterschrift verlangt, etwa bei bestimmten Verträgen, ersetzt nur die qualifizierte elektronische Signatur die Unterschrift von Hand (Übersicht auf law.ch). Für interne Abläufe spielt das selten eine Rolle.

Was es bringt

Rechnen Sie mit Ihren eigenen Zahlen: Dauer des gestrichenen Schritts mal Häufigkeit pro Monat. Dazu kommt, was sich schlecht messen lässt: Ein Vorgang, der nicht mehr auf einem Pult liegt, geht nicht verloren und wartet nicht, bis jemand aus den Ferien zurück ist.

Der grössere Effekt kommt später. Was digital ankommt, ist durchsuchbar. Wenn Sie in einem Jahr KI-Werkzeuge auf Ihre Ablage loslassen, finden diese nur, was digital abgelegt ist. Jeder Ausdruck, den Sie heute streichen, ist morgen Kontext für bessere Antworten.

Ihr nächster Schritt

Wählen Sie heute einen Ablauf mit Papier und streichen Sie einen Medienbruch. Nächsten Monat nehmen Sie den nächsten. Warum diese Reihenfolge besser funktioniert als ein grosses Digitalisierungsprojekt, steht in Digitale Prozessoptimierung: was kommt zuerst?.

Sie wissen nicht, welcher Ablauf sich am meisten lohnt? Buchen Sie 30 Minuten, wir suchen ihn gemeinsam. Grössere Umstellungen begleiten wir über Automation.