Digitale Prozessoptimierung: was kommt zuerst?

Digitale Prozessoptimierung beginnt mit einer Entscheidung: zuerst vereinfachen oder zuerst digitalisieren? Meine Antwort ist klar. Zuerst vereinfachen. Aber in Tagen, nicht in Monaten.

Die Begründung für die Reihenfolge habe ich in Digitalisierung beginnt nicht mit Software aufgeschrieben. Software macht einen Ablauf schneller, nicht besser. Ein Umweg, den Sie digitalisieren, bleibt ein Umweg mit Lizenzkosten.

Die Reihenfolge darf keine Ausrede werden

Die Regel hat eine Schattenseite. Wer sie zu wörtlich nimmt, macht aus dem Vereinfachen ein Projekt. Erst alle Abläufe aufnehmen, dann bereinigen, dann ein Konzept, dann die Tool-Evaluation. Nach einem halben Jahr ist kein Ablauf digital und keiner einfacher.

Vereinfachen ist keine Vorstufe, die abgeschlossen sein muss. Es ist ein Durchgang an einem einzelnen Prozess. Einen Ablauf aufschreiben, die Schritte ohne Empfänger streichen, die Wartezeiten markieren: Das dauert eine halbe Stunde. Danach digitalisieren Sie diesen einen Ablauf. Dann kommt der nächste.

Wer auf den perfekt vereinfachten Gesamtprozess wartet, wartet ewig. Perfekte Prozesse gibt es nicht. Gute Prozesse entstehen Ablauf für Ablauf.

Wann beides zusammenfällt

Es gibt Schritte, die nur wegen des Mediums existieren. Ein Formular ausdrucken, unterschreiben, einscannen, ablegen. Eine Zahl aus einem Mail abtippen, damit sie in der Excel-Liste steht. Hier ist Digitalisieren die Vereinfachung: Der Schritt fällt weg, sobald die Daten digital ankommen.

Die Prüffrage dafür ist einfach. Würde der Schritt verschwinden, wenn es kein Papier und keine Abschrift gäbe? Dann digitalisieren Sie ihn sofort. Gehört er zur Sache, etwa eine Freigabe oder eine Kontrolle, prüfen Sie zuerst, ob es ihn braucht.

Und was KI daran ändert

KI verschärft die Frage. Ein sauberer Ablauf mit KI wird spürbar schneller. Ein wirrer Ablauf mit KI produziert Fehler in neuer Geschwindigkeit. Wer KI in einen Prozess holt, braucht deshalb den Vereinfachungs-Durchgang dringender als bei jeder klassischen Software.

Dazu kommt ein Punkt, den ich bei jeder Digitalisierung mitdenke: Halten Sie fest, warum der Ablauf so aussieht. Die Herleitung ist morgen der Kontext, mit dem Ihre KI-Werkzeuge bessere Antworten geben.

Der nächste Schritt

Nehmen Sie diese Woche einen Ablauf, der häufig läuft. Streichen Sie einen Schritt, digitalisieren Sie einen anderen. Mehr braucht der erste Durchgang nicht.

Wie wir das mit Teams angehen, steht auf der Seite Automation. Ihren Ablauf schauen wir gerne gemeinsam an: Termin buchen.