Workflow optimieren: ein Ablauf, 30 Minuten

Sie wollen einen Workflow optimieren und wissen nicht, wo anfangen. Nehmen Sie sich 30 Minuten, einen Ablauf und ein Blatt Papier. Am Ende der halben Stunde ist ein Schritt weg, und der Ablauf läuft ab morgen kürzer.

Das Vorgehen braucht kein Tool und keine Vorkenntnisse. Es funktioniert für die Offertfreigabe, den Ferienantrag, die Spesenabrechnung, das Onboarding neuer Mitarbeitender.

Minute 1 bis 10: Den Workflow aufschreiben, wie er wirklich läuft

Wählen Sie einen Ablauf, der mindestens zehnmal im Monat vorkommt. Häufigkeit schlägt Ärger: Der laute Prozess ist selten der teure.

Schreiben Sie jeden Schritt in eine Zeile, in der Reihenfolge, wie er tatsächlich passiert. Nicht wie er im Reglement steht. Hinter jeden Schritt schreiben Sie zwei Angaben:

• Wer macht ihn?
• Wie lange dauert er, und wie lange liegt der Vorgang danach, bis jemand weitermacht?

Die zweite Zahl ist die wichtige. Bearbeitungszeit und Liegezeit sind zwei verschiedene Dinge, und meistens ist die Liegezeit das Vielfache.

Minute 11 bis 20: Die drei Markierungen

Gehen Sie die Liste mit drei Farben oder Symbolen durch:

1. Übergabe. Jeder Wechsel von einer Person zur nächsten. Jede Übergabe erzeugt Wartezeit und eine Stelle, an der Kontext verloren geht.
2. Warten. Jede Zeile mit mehr Liegezeit als Bearbeitungszeit.
3. Ohne Empfänger. Jeder Schritt, dessen Ergebnis niemand weiterverwendet. Ein Zwischenmail an eine Adresse, die niemand liest, gehört hierher.

Zählen Sie am Schluss die Markierungen. Bei den meisten Abläufen mit sechs bis zehn Schritten kommen drei bis fünf zusammen.

Minute 21 bis 30: Einen Schritt streichen

Jetzt entscheiden Sie, und zwar genau einmal. Kandidat ist ein Schritt aus Kategorie 3, sonst der mit der längsten Liegezeit.

Drei Muster, die fast immer funktionieren:

• Freigabe mit Betragsgrenze. Legen Sie eine Grenze fest, unter der niemand fragen muss. Damit fällt die Freigabe für den grössten Teil der Fälle weg.
• Zwei Schritte zusammenlegen. Wenn dieselbe Person zweimal am selben Vorgang arbeitet, macht sie es in einem Zug.
• Statusmails ersetzen. Eine gemeinsame Liste, in der alle den Stand sehen, spart die Nachfragen. Wie das im Team funktioniert, steht in Aufgabenverwaltung im Team.

Schreiben Sie die neue Reihenfolge auf, sagen Sie den Beteiligten Bescheid, und setzen Sie sich in vier Wochen eine Erinnerung.

Was es bringt

Rechnen Sie es selbst aus, mit Ihren Zahlen: gestrichene Minuten mal Häufigkeit pro Monat. Ein Schritt von fünf Minuten in einem Ablauf, der 30-mal im Monat läuft, ergibt 2,5 Stunden pro Monat und 30 Stunden im Jahr. Das ist eine Arbeitswoche für eine halbe Stunde Nachdenken.

Der zweite Effekt ist grösser und schlechter messbar: Ihr Team merkt, dass Abläufe veränderbar sind. Danach kommen die Vorschläge von selbst.

Ihr nächster Schritt

Machen Sie die Übung diese Woche mit einem Ablauf. Wenn sie sitzt, wiederholen Sie sie einmal pro Monat mit einem anderen. Welche Hebel danach kommen und in welcher Reihenfolge, steht in Prozessoptimierung im KMU: die fünf Hebel.

Sie haben einen Ablauf, bei dem Sie nicht weiterkommen? Buchen Sie 30 Minuten, wir gehen ihn zusammen durch. Grössere Vorhaben begleiten wir über Automation.