Microsoft 365 Copilot: was er kann und was nicht

Microsoft 365 Copilot sitzt für viele KMU an der bequemsten Stelle: mitten in Word, Outlook und Teams, ohne neues Tool und ohne neues Login. Genau das macht die Einschätzung schwer. Wer alles davon erwartet, wird enttäuscht. Wer nichts davon erwartet, verschenkt die einfachste KI-Einführung, die ein Microsoft-Haus haben kann.

Dieser Beitrag ordnet ein, was das Produkt leistet, was es kostet und woran es in der Praxis hängt. Für die Frage, welches Tool überhaupt zu Ihnen passt, gibt es einen eigenen Beitrag: Copilot, ChatGPT oder Claude.

Was Microsoft 365 Copilot ist

Copilot ist kein Chatbot neben Ihrer Arbeit, sondern eine Funktion in Ihren Programmen. Er liest die Dateien, Mails und Chats, auf die Sie ohnehin Zugriff haben, und arbeitet damit. Das ist der ganze Unterschied zu einem allgemeinen KI-Assistenten: Der Kontext Ihrer Firma ist bereits da.

Daraus folgt die wichtigste Regel dieses Beitrags. Copilot ist so gut wie Ihre Ablage. Liegt Ihr Wissen in SharePoint und Teams, findet er es. Liegt es in lokalen Ordnern, in Köpfen und in WhatsApp, findet er nichts.

Was er kostet und was er voraussetzt

Microsoft verkauft Copilot als Zusatz zu einer bestehenden Lizenz. Ohne Microsoft 365 Business Standard oder Premium lässt sich das Add-on nicht kaufen. Laut Microsoft Schweiz kostet Copilot Business aktuell 14.57 Franken pro Benutzer und Monat im Jahresabo, 20.40 Franken bei monatlicher Zahlung. Das Bündel aus Business Standard und Copilot liegt bei 19.03 Franken pro Benutzer und Monat im Jahresabo.

Rechnen Sie mit der Basislizenz, nicht mit dem Add-on-Preis allein. Für zehn Personen sind das rund 2’300 Franken im Jahr für das Bündel. Das ist die Zahl, die Sie einem Nutzen gegenüberstellen müssen.

Was Copilot zuverlässig kann

Vier Dinge funktionieren gut genug, um dafür zu zahlen:

• Teams-Sitzungen zusammenfassen. Transkript, Zusammenfassung, offene Punkte. Das ist der stärkste Einzelnutzen, besonders für Personen, die zwei parallele Sitzungen hatten.
• Lange Mailverläufe verdichten. Outlook fasst einen Thread mit 20 Antworten in wenigen Sätzen zusammen und nennt die offenen Fragen.
• Erste Entwürfe in Word. Protokoll, Konzeptgerüst, Antwortschreiben. Als Rohfassung brauchbar, als Endfassung nie.
• Suchen über Ihre eigenen Dateien hinweg. «Was haben wir mit dieser Firma letztes Jahr vereinbart» liefert Treffer aus Dokumenten und Chats, sofern die Ablage stimmt.

Der gemeinsame Nenner: Copilot ist stark beim Verdichten von Vorhandenem. Er ist schwach beim Erfinden von Neuem.

Wo er scheitert

Rechnen in Excel. Copilot formuliert Formeln, die plausibel aussehen und falsche Zahlen liefern. Microsoft hat die als Vorschau eingeführte Tabellenfunktion =COPILOT() wieder gestrichen, ab dem 14. September 2026 lassen sich damit keine neuen Formeln mehr bauen. Copilot in Excel bleibt über die Seitenleiste bestehen. Prüfen Sie jede Zahl, die aus Excel kommt.

Unsaubere Ablage. Ohne konsistente Ordnerstruktur und Berechtigungen liefert Copilot Treffer aus veralteten Versionen. Er kennt den Unterschied zwischen «Offerte final» und «Offerte final v3» nicht.

Schweizer Ton und Fachsprache. Die Entwürfe klingen nach Standarddeutsch aus dem Lehrbuch. Wer die eigene Sprache will, muss sie vorgeben. Wie das geht, steht in Ein Prompt, der Korrespondenz in Ihrem Ton schreibt.

Alles, was Urteilsvermögen braucht. Priorisieren, heikle Kundenmails, Preisentscheide. Copilot liefert Text, keine Verantwortung.

So testen Sie ihn in vier Wochen

Kaufen Sie keine Lizenzen für alle. Machen Sie einen Test, der eine Antwort liefert.

Woche 1: Fünf Personen auswählen. Nehmen Sie Menschen mit vielen Sitzungen und viel Korrespondenz, nicht die technikaffinsten. Wer täglich drei Stunden in Teams sitzt, merkt einen Unterschied sofort.

Woche 2: Drei Anwendungsfälle festlegen. Mehr nicht. Zum Beispiel: Sitzungszusammenfassung in Teams, Mailverlauf verdichten in Outlook, Protokollentwurf in Word. Alle fünf Personen machen dieselben drei Dinge, sonst vergleichen Sie nichts.

Woche 3: Messen statt spüren. Jede Person notiert pro Anwendungsfall zwei Zahlen: gesparte Minuten und Nacharbeit in Minuten. Zwei Spalten in einer Tabelle reichen.

Woche 4: Entscheiden. Rechnen Sie die Netto-Ersparnis pro Person und Woche gegen 19 Franken im Monat. Bei einem internen Stundensatz von 80 Franken lohnt sich die Lizenz ab etwa 15 gesparten Minuten pro Woche. Diese Rechnung ist meine Einschätzung als Faustregel, kein Versprechen: Setzen Sie Ihren eigenen Stundensatz ein.

Die drei häufigsten Fehler

Alle bekommen eine Lizenz, niemand bekommt eine Anleitung. Copilot ohne Einführung endet als ungenutztes Symbol in der Menüleiste. Rechnen Sie eine Stunde Einführung pro Team ein.

Die Ablage wird nicht angefasst. Das ist der teuerste Fehler. Wer Copilot auf ein Ablagechaos loslässt, kauft eine Suchmaschine für Müll. Räumen Sie vorher die drei wichtigsten Ordner auf, mehr braucht es für den Start nicht.

Der Kontext wird nicht mitgeschrieben. Copilot fasst zusammen, was in der Sitzung gesagt wurde. Wenn Ihre Sitzungen nur Ergebnisse festhalten und nie die Herleitung, wächst Ihre Wissensbasis nicht mit. Zeichnen Sie Sitzungen auf und legen Sie die Zusammenfassungen strukturiert ab, dann arbeitet jede weitere KI-Anfrage auf besserem Material.

Der ehrliche Vergleich

Copilot gewinnt gegen ChatGPT oder Claude an genau einer Stelle: Er kennt Ihre Daten, ohne dass jemand etwas hochlädt. Er verliert bei der Textqualität und beim freien Denken. Viele KMU fahren deshalb zweigleisig: Copilot für alles, was in Microsoft 365 passiert, ein zweites Tool für anspruchsvolle Texte und Analysen.

Zwei Lizenzen pro Person klingen nach Verschwendung. Bei 40 Franken im Monat gegen eine eingesparte Stunde ist es keine.

Ihr nächster Schritt: Prüfen Sie, welche Lizenz Sie heute haben. Ohne Business Standard oder Premium ist die Frage entschieden, bevor sie sich stellt. Passt die Grundlage, starten Sie den Vierwochentest mit fünf Personen und drei Anwendungsfällen.

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