Ein Prompt, der Korrespondenz in Ihrem Ton schreibt

Wissensarbeitende verbringen laut McKinsey Global Institute rund 28 Prozent ihrer Arbeitswoche, etwa 13 Stunden, mit Lesen und Schreiben von E-Mails. Ein grosser Teil davon sind wiederkehrende Textarten: Rückfragen, Terminbestätigungen, Erklärungen an Kundschaft. Genau dafür lohnt sich ein fester KI-Prompt, der in Ihrem Ton schreibt statt in generischem Chatbot-Deutsch.

Das Problem mit Standard-Prompts

«Schreib eine E-Mail über X» liefert einen Text, der nach niemandem klingt. Zu förmlich, zu viele Floskeln, oft mit Formulierungen, die Sie selbst nie verwenden würden. Das Nachbearbeiten frisst die Zeitersparnis wieder auf. Der Trick liegt nicht im Prompt selbst, sondern darin, der KI vorher Ihren Ton beizubringen.

Warum drei Beispiele nicht reichen

Drei E-Mails zeigen der KI nur eine Momentaufnahme. Sie erkennt nicht, was an Ihrem Ton konstant bleibt und was sich je nach Situation ändert. Schreiben Sie eine schwierige Nachricht anders als eine gute? Bleiben Ihre Sätze auch bei einer Absage kurz, oder werden sie plötzlich vorsichtiger und länger? Mit drei Beispielen aus ähnlichen Situationen übernimmt die KI oft zufällige Details (ein einzelnes Lieblingswort, eine bestimmte Satzlänge) und hält sie für Ihren Stil, obwohl es Zufall war. Erst der Kontrast zwischen unterschiedlichen Situationen zeigt, was wirklich zu Ihnen gehört.

Acht Beispiele aus vier Situationen

Sammeln Sie statt drei beliebiger Mails acht eigene, aufgeteilt auf vier Situationstypen, je zwei pro Typ:

• Gute Nachricht: eine Zusage, eine positive Rückmeldung.
• Heikle Nachricht: eine Absage, eine Terminverschiebung, eine Reklamationsantwort.
• Sachliche Rückfrage: eine kurze Klärung ohne Emotion.
• Erklärung an Kundschaft: ein Sachverhalt, den Sie ausführlicher darlegen.

Der Kontrast zwischen diesen vier Typen zeigt, was sich bei Ihnen nie ändert, etwa kurze Sätze oder eine bestimmte Grussformel, und was situativ variiert.

Das Ton-Profil aufbauen

Gehen Sie Ihre acht Mails durch und notieren Sie zu jedem Punkt, was zutrifft:

• Anrede und Schluss: Feste Formulierungen oder variieren Sie? Duzen oder Siezen?
• Satzlänge: Kurze Hauptsätze oder auch mal verschachtelt?
• Was nie vorkommt: Ausrufezeichen, Emojis, Floskeln wie «Ich hoffe, diese E-Mail erreicht Sie gut»?
• Wiederkehrende Wörter oder Wendungen: Formulierungen, die typisch für Sie sind.
• Umgang mit heiklen Themen: Werden Sie direkter oder vorsichtiger als sonst?

Diese Liste ist Ihr Ton-Profil, nicht drei Stichworte, sondern eine kurze, konkrete Beschreibung, die Sie wiederverwenden.

Der Prompt zum Kopieren

Du schreibst Korrespondenz in meinem Ton. Hier sind acht Beispiele
von E-Mails, die ich selbst geschrieben habe, aus vier Situationen
(je zwei: gute Nachricht, heikle Nachricht, sachliche Rückfrage,
Erklärung an Kundschaft):

[8 E-Mails einfügen, mit Kennzeichnung der Situation]

Mein Ton-Profil:
- Anrede/Schluss: [...]
- Satzlänge: [...]
- Kommt nie vor: [...]
- Typische Wörter/Wendungen: [...]
- Bei heiklen Themen: [...]

Schreib jetzt einen Entwurf für folgende Situation:
[Situation in 2-3 Sätzen beschreiben, inkl. Empfänger, Ziel der Mail
und ob sie eher zu "gute Nachricht", "heikel", "sachlich" oder
"Erklärung" passt]

Halte dich strikt an mein Ton-Profil. Frag nach, wenn eine Angabe
fehlt, statt zu raten.

Testen und nachschärfen

Lassen Sie den Prompt an zwei, drei echten anstehenden Mails laufen. Vergleichen Sie den Entwurf mit dem, was Sie tatsächlich geschrieben hätten. Notieren Sie die konkreten Abweichungen, etwa «zu förmliche Grussformel» oder «Satz zu lang», und ergänzen Sie diese als zusätzliche Regel im Ton-Profil. Nach drei bis vier solchen Durchgängen trifft der Entwurf Ihren Ton zuverlässig, ohne dass Sie ihn jedes Mal stark überarbeiten müssen.

Was es bringt

Für eine Standard-Antwort, die Sie sonst in 8 bis 10 Minuten selbst formulieren, liefert die KI mit einem eingespielten Ton-Profil einen Entwurf, der ohne grosse Überarbeitung nutzbar ist. Der Aufbau kostet einmalig eine gute Stunde, inklusive Testrunden. Bei mehreren Standard-Mails pro Tag ist diese Stunde nach ein bis zwei Wochen wieder eingespielt.

Der nächste Schritt

Sammeln Sie diese Woche acht eigene E-Mails aus den vier Situationen und bauen Sie Ihr Ton-Profil auf. Für wiederkehrende Korrespondenz lohnt sich danach ein Blick auf weiterführende Automatisierung, damit Standardfälle künftig noch weniger manuellen Aufwand brauchen. Fragen zur Umsetzung im Team? Termin buchen.