Offerten schreiben mit KI: schneller zum guten Entwurf

Eine Offerte entscheidet über den Auftrag. Trotzdem entsteht sie meistens zwischen Tür und Angel, am Freitagabend, unter Zeitdruck. Offerten schreiben mit KI verkürzt den Weg zum ersten Entwurf erheblich. Das Denken nimmt Ihnen die KI nicht ab. Die Tipparbeit und die Formulierungssuche sehr wohl.

Ich zeige Ihnen den Ablauf, den ich in Workshops empfehle: vom Rohmaterial über den Entwurf bis zur Qualitätskontrolle. Er funktioniert mit ChatGPT, Claude oder Copilot und braucht keine IT-Abteilung.

Warum Offerten im KMU so lange dauern

Drei Dinge kosten Zeit, und nur zwei davon löst ein Tool:

1. Das leere Blatt. Der Einstieg fehlt, also sucht man eine alte Offerte als Vorlage.
2. Die Suche. Die passende alte Offerte liegt in einem Ordner, den eine einzige Person kennt.
3. Die Schlaufen. Der Entwurf wandert hin und her, weil Struktur und Preisbegründung jedes Mal neu verhandelt werden.

KI löst Punkt 1 und entschärft Punkt 3. Punkt 2 lösen Sie mit Ablage und Struktur, nicht mit einem Chatfenster. Wie Sie dort anfangen, steht in Prozesse dokumentieren: die 20%-Methode.

Schritt 1: Rohmaterial sammeln statt Prompt suchen

Die Qualität des Entwurfs hängt am Input, nicht an der Zauberformel im Prompt. Sammeln Sie vor dem ersten Prompt drei Dinge:

• Das Gespräch mit der Kundschaft. Zeichnen Sie Verkaufsgespräche auf, wenn die Gegenseite einverstanden ist, und lassen Sie eine Zusammenfassung erstellen. Was wörtlich gesagt wurde, ist Gold für die Offerte: Formulierungen, Prioritäten, Sorgen.
• Drei bis fünf gewonnene Offerten. Sie zeigen der KI Ihre Struktur, Ihre Preislogik und Ihren Ton.
• Ihre Leistungsbeschreibungen. Standardtexte zu Leistungen, Konditionen, Zahlungsmodalitäten.

Legen Sie dieses Material an einem Ort ab, auf den alle Zugriff haben. In ChatGPT und Claude richten Sie dafür ein Projekt ein und hinterlegen die Dateien einmal. Danach greift jeder Entwurf darauf zu.

Schritt 2: Ein Gerüst festlegen, das für alle Offerten gilt

Wer jede Offerte neu strukturiert, verhandelt jedes Mal von vorn. Ich arbeite mit sechs Blöcken:

Block	Zweck
Ausgangslage	Zeigt, dass Sie zugehört haben
Ziel	Beschreibt das Ergebnis, nicht die Tätigkeit
Leistungen	Was Sie liefern, in klaren Positionen
Ablauf	Wann was passiert, mit Verantwortlichkeiten
Investition	Preis mit Begründung, keine nackte Zahl
Nächste Schritte	Eine konkrete Handlung, ein Datum

Dieses Gerüst geben Sie der KI vor. Ohne Vorgabe erfindet sie eine eigene Reihenfolge, und Sie sortieren hinterher.

Schritt 3: Den Entwurf erzeugen

Jetzt kommt der Prompt. Er ist kürzer, als viele denken, weil das Material die Arbeit macht:

Schreibe einen Offertenentwurf für [Kunde, Branche, Grösse].
Grundlage: die Gesprächsnotiz im Anhang und die drei Beispielofferten.
Struktur: Ausgangslage, Ziel, Leistungen, Ablauf, Investition, nächste Schritte.
Ton wie in den Beispielofferten: Sie-Form, kurze Sätze, keine Superlative.
Verwende ausschliesslich Angaben aus dem Material.
Markiere jede Stelle mit [OFFEN], an der dir eine Information fehlt.

Die letzte Zeile ist die wichtigste. Sie zwingt das Modell, Lücken zu markieren statt zu erfinden. Ohne diese Anweisung füllt die KI Preise, Termine und Referenzen mit plausibel klingenden Erfindungen.

Die Stellen mit [OFFEN] arbeiten Sie danach von oben nach unten ab. Meistens sind es drei bis fünf, und meistens zeigen sie, was im Verkaufsgespräch ungeklärt blieb. Diese Liste ist Ihr Nebenprodukt: Sie können damit gezielt nachfragen, statt eine Offerte auf Annahmen zu bauen.

Schritt 4: Qualitätskontrolle in vier Durchgängen

Lesen Sie den Entwurf vier Mal, jedes Mal mit einer einzigen Frage:

1. Stimmt jede Zahl? Preise, Stunden, Termine, Rabatte. Vergleichen Sie mit Ihrer Kalkulation, nicht mit dem Bauchgefühl.
2. Stimmt jedes Versprechen? Streichen Sie, was Sie nicht garantieren können. KI formuliert gern grosszügig.
3. Klingt es nach Ihnen? Wenn nicht, liegt es am Ton-Profil. Wie Sie das sauber hinterlegen, zeigt dieser Prompt für Korrespondenz im eigenen Ton.
4. Ist etwas drin, das nicht ins Chatfenster gehört? Kundendaten, Verträge, Personendaten. Die Regeln dazu stehen in KI und Datenschutz in der Schweiz.

Vier Durchgänge klingen nach viel. Sie dauern zusammen weniger lang als eine einzige Korrekturschlaufe mit der Geschäftsleitung.

Häufige Fehler

• Die Offerte klingt nach Baukasten. Ursache: zu wenig Rohmaterial aus dem echten Gespräch. Ohne Originalzitate klingt jeder Entwurf gleich.
• Der Preis steht nackt da. Die KI übernimmt Zahlen, begründet sie aber nicht. Die Begründung schreiben Sie selbst, in zwei Sätzen.
• Alles wird länger. Modelle neigen zu Fülltext. Geben Sie eine Wortzahl vor, etwa 600 Wörter für eine Standardofferte.
• Niemand prüft die Zahlen. Der gefährlichste Fehler. Ein erfundener Stundensatz in einer verschickten Offerte kostet mehr, als das Tool je spart.
• Jede Person macht es anders. Ohne gemeinsames Gerüst entstehen fünf Offertenstile in einem Betrieb.

Was Sie nach jeder Offerte ablegen

Hier liegt der Teil, den die meisten überspringen. Legen Sie nach dem Entscheid zwei Zeilen zur Offerte ab: gewonnen oder verloren, und warum. Nicht nur das Ergebnis, sondern die Herleitung.

Nach zwanzig Offerten haben Sie eine Wissensbasis, mit der die KI arbeiten kann. Sie können fragen: «Welche Argumente kommen in gewonnenen Offerten vor, die in verlorenen fehlen?» Diese Antwort bekommen Sie nur, wenn Sie den Kontext festhalten. Der eigentliche Gewinn liegt nicht in der gesparten Stunde, sondern im Wissen, das im Betrieb bleibt statt in einzelnen Köpfen.

Der nächste Schritt

Nehmen Sie Ihre drei zuletzt gewonnenen Offerten. Legen Sie sie zusammen mit Ihrem Gerüst in ein KI-Projekt. Schreiben Sie die nächste Offerte damit und stoppen Sie die Zeit, ehrlich, inklusive Kontrolle. Sie haben danach eine belastbare Grösse statt einer Schätzung.

Wenn Sie den ganzen Ablauf von der Anfrage bis zum Vertrag verschlanken wollen, ist das ein Thema für Automatisierung und Business Operations. Wo bei Ihnen die grösste Schlaufe steckt, finden wir im Erstgespräch in einer halben Stunde heraus.