Meetings reduzieren im KMU: Die Hälfte kann weg

Führungskräfte verbringen laut der Asana-Studie «State of Work Innovation» rund 12 Stunden pro Woche in unproduktiven Meetings. Zwölf Stunden. Das ist mehr als ein ganzer Arbeitstag, jede Woche, für Sitzungen, die nichts bewegen. Meeting-Forscher Steven Rogelberg schätzt, dass die Hälfte aller Sitzungszeit unproduktiv ist.

Meine Erfahrung aus KMU deckt sich damit. Und daraus folgt eine unbequeme, aber befreiende Einsicht: Jede Sitzung ohne Entscheidung wäre ein E-Mail gewesen.

Das Vier-Schritte-Vorgehen

1. Inventur machen

Listen Sie alle wiederkehrenden Sitzungen auf: Teilnehmerzahl, Dauer, Frequenz. Rechnen Sie die Personenstunden pro Monat aus. Diese Zahl allein löst in den meisten Geschäftsleitungen den ersten Aha-Moment aus.

2. Jede Sitzung durch drei Fragen schicken

• Fällt hier eine Entscheidung? Wenn nein: Der Inhalt ist eine Information und gehört in ein Update per E-Mail oder Chat.
• Braucht es alle Anwesenden? Wer nur zuhört, bekommt das Protokoll. Das ist kein Ausschluss, das ist geschenkte Zeit.
• Braucht es die volle Länge? 60 Minuten sind eine Kalender-Voreinstellung, kein Naturgesetz. 25 Minuten mit Agenda schlagen 60 ohne.

3. Die Streichliste umsetzen

Aus Schritt 2 entsteht eine Liste: streichen, verkürzen, ausdünnen, zusammenlegen. Setzen Sie sie als Experiment auf: «Wir versuchen das für sechs Wochen.» Ein Experiment erzeugt weniger Widerstand als ein Beschluss, und nach sechs Wochen will fast niemand die alten Sitzungen zurück.

4. Die verbleibenden Sitzungen härten

Für alles, was bleibt, gelten drei Regeln: Agenda vorab (sonst findet die Sitzung nicht statt), Entscheidungen werden festgehalten, Pendenzen haben Namen und Datum. Am einfachsten mit Aufzeichnung und KI-Protokoll, wie hier beschrieben.

Was Sie zurückbekommen

Rechnen Sie konservativ: Wenn ein Führungsteam von vier Personen nur einen Drittel der unproduktiven Sitzungszeit zurückgewinnt, sind das über 60 Stunden pro Monat. Zeit für Kundschaft, Verbesserungen und die Arbeit, die in Sitzungen immer nur besprochen wurde.

Häufigster Einwand

«Aber der Austausch ist doch wichtig.» Stimmt. Nur ist eine Sitzung ohne Entscheidung selten Austausch, meist Berieselung mit Anwesenheitspflicht. Echter Austausch braucht kleinere Gefässe, klare Fragen und Vorbereitung. Weniger Sitzungen machen den Austausch besser, nicht schlechter.

Der nächste Schritt

Machen Sie diese Woche die Inventur (Schritt 1). Eine Stunde Aufwand, und Sie sehen schwarz auf weiss, was Ihre Sitzungslandschaft kostet. Die Streichrunde moderiere ich gerne als Workshop. Oder wir besprechen Ihre Inventur im Erstgespräch.