Sitzungsprotokolle mit KI: Aufzeichnen statt mitschreiben

Das Protokoll ist die undankbarste Aufgabe jeder Sitzung: Eine Person schreibt mit statt mitzudenken, braucht danach eine Stunde fürs Aufbereiten. Und gelesen wird es trotzdem selten. Dabei ist die Mitschrift selbst das Problem. Die bessere Lösung: aufzeichnen.

Warum aufzeichnen statt mitschreiben?

In Sitzungen fällt Ihr Team nicht nur Entscheidungen, es leitet sie her. Welche Optionen auf dem Tisch lagen, welche Einwände kamen, warum die Wahl so ausfiel: Dieser Kontext fehlt in jeder handgeschriebenen Pendenzenliste.

Eine KI, die nur Endergebnisse kennt, hilft Ihnen wenig. Eine KI mit Zugriff auf die Herleitungen beantwortet Fragen wie: «Warum haben wir uns im März gegen Lieferant X entschieden?» So wächst Ihr Firmenwissen mit jeder Sitzung, statt in Köpfen zu verdunsten.

So funktioniert es

1. Aufzeichnen: mit dem, was Sie schon haben

• Teams: Aufzeichnung mit Transkription aktivieren (in den Meeting-Optionen). Das Transkript liegt danach automatisch bereit.
• Google Meet: Gemini erstellt Notizen und Transkript direkt im Meeting mit.
• Physische Sitzungen: Ein KI-Diktiergerät wie Plaud oder schlicht die Diktier-App des Handys auf den Tisch. Aufnahme starten, fertig.

Wichtig und in der Schweiz nicht verhandelbar: Alle Teilnehmenden müssen der Aufzeichnung zustimmen. Machen Sie es zur Routine: Ein Satz zu Beginn genügt, und nach zwei Wochen fragt niemand mehr.

2. Strukturieren lassen

Transkript in Ihr KI-Tool geben, mit diesem Prompt:

Erstelle aus diesem Transkript ein Sitzungsprotokoll auf Deutsch (Schweizer Rechtschreibung, kein ß). Struktur: Datum und Teilnehmende, Entscheidungen mit Kurzbegründung, Pendenzen als Tabelle (Wer / Was / Bis wann), offene Punkte. Erfinde nichts dazu. Wenn eine Angabe fehlt, markiere sie mit [offen].

Eine Minute gegenlesen: Sie haften für den Inhalt, nicht die KI. Dann versenden.

3. Automatisiert ablegen: Hier entsteht der grösste Wert

Legen Sie Transkript und Protokoll immer am gleichen Ort ab: ein Ordner pro Gefäss («GL-Sitzung», «Team Verkauf»), Dateien nach Datum benannt. Tools wie Teams und Plaud können das weitgehend automatisch. Einmal einrichten, läuft.

Aus dieser Ablage wird über die Monate ein durchsuchbares Gedächtnis Ihres Unternehmens. Neue Mitarbeitende lesen sich in Stunden statt Wochen ein. Und KI-Assistenten, die auf die Ablage zugreifen, liefern Antworten mit echtem Firmenkontext statt Allgemeinwissen.

Was es bringt

Sofort: 30 bis 60 Minuten weniger Aufwand pro protokollpflichtiger Sitzung, und die protokollführende Person denkt wieder mit statt mitzuschreiben. Der grössere Hebel liegt langfristig: ein Wissensarchiv, das mit jeder Sitzung wertvoller wird.

Zwei Hinweise

• Vertraulichkeit: Klären Sie, welche Sitzungen aufgezeichnet werden und wo die Daten liegen. Heikle Personalthemen gehören nicht ins Standard-Archiv.
• Konsistenz: Gleicher Prompt, gleiche Ablagestruktur. Sonst entsteht Datenfriedhof statt Wissensbasis.

Der nächste Schritt

Aktivieren Sie in Ihrer nächsten Online-Sitzung die Transkription und lassen Sie das Protokoll von der KI strukturieren. Die automatisierte Ablage richten Sie danach einmal sauber ein.

Solche Systeme aufzusetzen ist typischer Inhalt meiner Workshops und ein Kernstück, wenn wir Prozesse automatisieren. Wo in Ihren Abläufen am meisten drinliegt, klären wir im Erstgespräch.