1. Oktober 2026
Durchlaufzeit reduzieren: erst messen, dann kürzen
Durchlaufzeit reduzieren im KMU: Mit einem Laufzettel sehen Sie, wie lange ein Vorgang wirklich liegt. Einrichten in 15 Minuten, ohne neues Tool.
Wer die Durchlaufzeit reduzieren will, muss zuerst wissen, wo sie entsteht. Ohne Messung bleibt es bei einer Schätzung. Ein Laufzettel an zehn echten Vorgängen ersetzt die Schätzung durch eine Zahl. Das Einrichten dauert 15 Minuten, die Auswertung ebenso lange.
Der Unterschied zur Schätzung ist gross. Bearbeitungszeit merkt sich jede Person, weil sie daran gearbeitet hat. Die Zeit, in der ein Vorgang im Postfach liegt, merkt sich niemand.
Warum die Liegezeit zählt
Durchlaufzeit ist die Zeit vom Eingang bis zum Ergebnis. Bearbeitungszeit ist der Teil davon, in dem jemand aktiv am Vorgang arbeitet. Das Verhältnis der beiden heisst Flusseffizienz.
Der Berater Wolfgang Wiedenroth sieht diese Kennzahl in vielen Unternehmen, die er begleitet, bei 5 bis 15 Prozent. In stark zerstückelten Abläufen liegt sie bei 1 bis 2 Prozent. Wer nur schneller arbeitet, verändert also den kleinen Teil der Zeit. Ihre Kundschaft erlebt den grossen.
So richten Sie den Laufzettel ein
1. Einen Vorgangstyp wählen (2 Minuten). Nehmen Sie einen Ablauf, der mindestens zehnmal in zwei Wochen vorkommt: Offerten, Bestellungen, Spesen, Kundenanfragen. Häufig schlägt ärgerlich.
2. Den Laufzettel anlegen (8 Minuten). Eine Tabelle mit fünf Spalten genügt. Das geht in Excel, in einer geteilten Liste oder auf einem Blatt, das mit dem Dossier wandert:
| Vorgang | Person | Erhalten am | Weitergegeben am | Aktiv gearbeitet |
|---|---|---|---|---|
| Offerte 1 | Verkauf | Mo 08:10 | Mo 16:40 | 25 Min. |
| Offerte 1 | Technik | Mo 16:40 | Do 10:15 | 40 Min. |
Die Zeilen sind ein Muster für die Spalten, keine Messwerte.
3. Das Team einweihen (5 Minuten). Jede Person trägt beim Erhalten und beim Weitergeben eine Zeile ein. Das kostet pro Übergabe eine halbe Minute. Sagen Sie dazu, worum es geht: Gemessen wird der Ablauf, nicht die Leistung einzelner Leute. Ohne diesen Satz schönt jemand die Zahlen.
4. Zehn Vorgänge mitlaufen lassen. Das passiert nebenher, in ein bis zwei Wochen.
So werten Sie aus (15 Minuten)
Rechnen Sie pro Vorgang drei Werte aus:
- Durchlaufzeit: letztes «Weitergegeben» minus erstes «Erhalten».
- Bearbeitungszeit: Summe der aktiven Minuten.
- Flusseffizienz: Bearbeitungszeit geteilt durch Durchlaufzeit.
Danach suchen Sie die Station mit der längsten Liegezeit über alle zehn Vorgänge. Das ist Ihr Ansatzpunkt, nicht die Station mit der längsten Bearbeitung.
An dieser Stelle helfen meist zwei Massnahmen: eine Übergabe weniger oder eine Freigabe mit Betragsgrenze. Beide beschreibe ich in Prozessoptimierung im KMU: die fünf Hebel unter Hebel 2.
Was es bringt
Sie haben nach zwei Wochen eine Zahl statt eines Gefühls. Diese Zahl beendet Diskussionen, die sonst über Monate laufen: Wer bremst, zeigt der Laufzettel, ohne dass jemand beschuldigt wird.
Die Ersparnis rechnen Sie mit Ihren eigenen Werten aus. Kürzen Sie die Liegezeit an einer Station von drei Tagen auf einen, ist jeder Vorgang zwei Tage früher bei der Kundschaft. Dafür arbeitet niemand eine Minute schneller.
Wiederholen Sie die Messung vier Wochen nach der Massnahme mit zehn neuen Vorgängen. Erst dann wissen Sie, ob sie gewirkt hat.
Ihr nächster Schritt
Legen Sie den Laufzettel heute an und starten Sie morgen mit dem ersten Vorgang. Sie wollen zuerst schätzen statt messen? Dann beginnen Sie mit der Übung aus Workflow optimieren: ein Ablauf, 30 Minuten und nutzen den Laufzettel zur Kontrolle.
Sie haben die Zahlen und wissen nicht, wo ansetzen? Buchen Sie 30 Minuten, wir gehen Ihre Auswertung gemeinsam durch. Grössere Umbauten begleiten wir über Automation.